手帳を使用する場合、できれば１冊にまとめたいものですが、仕事用とプライベート用、個人用とグループ用など、複数の手帳でスケジュール管理を使い分ける場合もあるでしょう。
1.仕事用とプライベート用
プライベート用に日記や趣味の手帳を使用したい場合は多いと思います。旅行、釣り、ゴルフなどの趣味を手帳に記録することは楽しく、最近では専用の手帳が
販売されています。使い分けるポイントは、使用する目的を明確にすることです。スケジュール管理は常時携帯する手帳のほうに一元化しておくようにします。
仕事用だとしてもプライベートの旅行や会合なども常時携帯する手帳に記録しておくことで、ダブルブッキングを防ぐことができます。プライベート用の手帳に
は日記や趣味の記録を目的に限定したほうがよいでしょう。
2.個人用とグループ用
他のグループメンバーとスケジュールを共有する場合、共有するスケジュール管理には記入スペースが大きい大判のデスクダイアリーを使用すると良いでしょう。使用する上でのポイントは下記の２点です。
１）個人手帳とのスケジュールを同期させる
定期的に、こまめにスケジュールの同期をとり、ダブルブッキングを避ける様にします。最低１日１回は確認しましょう。
２）スケジュールを他の人から上手にガード
休みたい日や誰にも邪魔されず仕事に集中したい時間帯などが決まっている場合、グループ用のスケジュールに織り込んでガードしておくことも大切です。
スケジュール管理などに役立ってくれた手帳は１年でその役目を終えます。３６５日行動を共にしてくれた手帳を、すんなり捨ててしまうには抵抗があります。
使い終えた手帳には、ご自身の１年間の足跡が詰まっているひとつの財産といえます。使い終わったからと言って、大役を終えた手帳をそのまま机の引き出しの
中などに眠らせておくのはもったいないもので、ぜひ活用したいものです。
手帳を客観的に見返すと、その時々の記憶がよみがえってきませんか？例え空白のページだとしてもその空白が意味をもっています。手帳には予定の記入、記録
だけでなく、簡単でも感想や思った事を記入した日記としてのメモをすることにより、中味が濃い、後々に深い意味をもった手帳に変身するのです。
特にビジネスマンである場合、自分の仕事の実績でもありますので、歴史と言っても過言ではありません。１年間の「ビジネス自分史」として作成するのも将来像を構築する上で必ず役に立つでしょう。
「キャリア年表」として、「仕事歴」「学習歴」「経験歴」などに分類し、自分の通ってきた歴史を記録していきましょう。
「仕事歴」には、経験された職業、職場、仕事の内容などを記入します。「学習歴」には、受講内容や本の感想などを書いたら良いでしょう。「経験歴」には、
旅行や趣味の記録、美味しい食事の内容などでも良いです。「その他」として、結婚や子供の誕生など人生の節目を記録します。こうした事であなたの字引とな
り、将来未来への計画立案にもつながってくるのではないでしょうか。
手帳は良く使用している人ほど大切なもので、うっかり紛失してしまうと、スケジュール管理など行っている為、途端に行動できなくなってしまう人も多い事でしょう。万が一手帳を紛失してしまったと言う事に備えて、事前に万全の対策を施しておきたいものです。
手帳を常に携帯する場合、収納するポケットやカバンなどの場所を、いつも同じ所に決めておく事をお薦めします。会社や自宅でも手帳を置いておく場所も常に
決めておきます。習慣づけておく事で、もし忘れた場合でもすぐに探しやすくなります。手帳のよく紛失する場所としては、会議室や打合せのテーブル、喫茶店
などに置き忘れる事が多いので注意しましょう。
手帳をうまく活用するためには、手帳のほとんどには、最終ページに持ち主名を記入する欄があります。この欄に氏名や連絡先などを使い始める前に、一番に記入しておきます。
もし拾われた場合の為に、「この手帳は私にとって大切な手帳です。拾われた方はお手数ですが下記までご連絡お願いします」などメッセージを記入しておきます。拾ってくれた人にあなたにとってよほど大切な事が伝わり、戻ってくる可能性も高くなります。
複数の手帳を活用していたり、別のスケジュール管理ツールを活用したりしている場合であれば、相互補完も可能です。
理想としてはスケジュール欄を定期的にコピーしておくと、もし紛失した場合でもバックアップできますが、実際行うにはかなり面倒で難しいと思います。
アドレス欄については年１回くらい複写して保存しておくことをお薦めします。
アドレスは手帳に記入せず、バックアップが簡単な携帯電話やパソコンに登録している人も多いです。
手帳には、その巻末に年齢早見表などの資料ページが載っている事が多いです。資料ページは、手帳の薄型化やデジタル機器の普及、情報ニーズの多様化の理由で減少している傾向にあります。
しかし外出先や移動中の電車などで、手帳に載っている情報であればすぐ見ることが出来ます。手帳が持っている、コンパクトなデータベース機能を上手に活用して下さい。ご自分が必要な情報を、オリジナル資料として作成すると、更に使用頻度も増え活用できます。
手帳術として案外、「年齢早見表」は人気が高いのです。
本来目的の年齢を算出するだけではなく、年号の和暦→西暦、西暦→和暦への変換も出来ますし、年数計算にも使えるからです。
また「地下鉄地図」、「鉄道路線図」も手帳には欠かせません。「テレホンガイド」も人気の高いページと言われています。
各企業が「企業手帳」として制作し、取引先などに配る贈答用の企業手帳にも、業種や業界での個別な資料が掲載されている場合があります。
また趣味の手帳などでは、趣味の世界ならではの情報がコンパクトにまとめられており、利用している方も多いです。例としては、「つり手帳」には「潮の干満表」など有益な情報がページに印刷されています。
まずは手帳術の始めに、情報源として新聞、雑誌、または仕事の資料などからご自分に必要な情報をオリジナル資料ページとして作成してはどうでしょうか。普段よく使用する情報源をコンパクトに縮小して携帯できることで、今よりアクティブな活動に繋がるでしょう。
誰しもメモを書きとめたいことは多々あるはずです。このメモ書きと言う行為は、手帳を上手に使いこなす上で非常に重要な要素になります。できるビジネスマンは必ずメモ用紙の使い方が上手なのです。手帳を使ったメモ用紙の技術力を身につけていきたいものです。
従来、メモは「忘れないため」に行うものです。
うまい言い方をすれば、メモをしておけば「忘れることができる」のです。
覚えておく事が多々ある中で、頭脳をクリアにできて、次の新しい事柄を記憶できる様になります。
また、指を動かしてメモを書く行為が頭脳には適度な刺激を与えますので、発想がより豊かになります。
メモをとると言う行為は頭脳に大変よい働きとなります。
メモには、大きく分類して２種類あります。
１つは、やるべきことを書きとめておくメモ。もう1つはひらめきやアイデアなどを書きとめるメモです。
手帳には、どちらかというと前者のメモを書くケースが多くなりますが、常時携帯している手帳ですから、発想メモを書きとめる事もあります。
メモにおけるメリットのポイントは、その場ですぐに書きとめる事ができる事です。
人間誰しもすぐに書きとめておかないと忘れてしまいます。
だから常時携帯している手帳というツールが最も有効になります。
第２のポイントとしては、メモをした紙を無くさないことでしょう。そのためにメモをする箇所は１箇所にまとめておきます。
第３のポイントとしては、発想メモを常に眺められると言うこと。後からでも新しいアイデアに繋がります。
1.パーソナル情報の記入
大切な手帳ですから紛失した時の為に個人情報を記入しましょう。但し保険番号など他人に知られたくない情報は、逆から書くなど「暗号」にする様お薦めします。
2.必要な情報の転記
前年度の手帳には、新年のスケジュールを立てるために参考になる情報も詰まっています。
必要だと思う情報を新しい手帳に書き加えます。
3.新しいスケジュールの立案
既に決定しているスケジュールを記入するのは当然として、会社の行事や休暇の予定も書き込みます。
新しい年を迎えての抱負や決意などを書いておくと、嫌でも目にとまります。
1.早めに切替えする書店などで販売されると同時に新しい手帳を購入、切替えの準備を行い、１２月から新しい手帳を使い始めます。
特に年末年始が忙しい方にはお勧めです。
2.遅めに切替えする現在使用されている手帳を年末、もしくは年明けまで使って、新しい手帳に切替える方法です。
年末年始の休暇を利用して、ゆっくりと手帳の整理もできるメリットがあります。
「綴じ手帳」を使用している場合、手帳の切替えが必要となりますが、誰でも新年(2009年)の新しい手帳は気分が良いものですね。翌年の手帳は、およそ
１０月から書店などで販売し始めるので、気に入ったものを早く選び、売切れになる前に購入しておきたく、現在使用している手帳と新年の手帳とを切替えるに
は早く手帳を購入して、余裕をもって切替えたいですね。
「綴じ手帳」を使用している場合、手帳の切替えが必要となりますが、誰でも新年の新しい手帳は気分が良いものですね。翌年の手帳は、およそ
１０月から書店などで販売し始めるので、気に入ったものを早く選び、売切れになる前に購入しておきたく、現在使用している手帳と新年の手帳とを切替えるに
は早く手帳を購入して、余裕をもって切替えたいですね。
