手帳を使用する場合、できれば１冊にまとめたいものですが、仕事用とプライベート用、個人用とグループ用など、複数の手帳でスケジュール管理を使い分ける場合もあるでしょう。
1.仕事用とプライベート用
プライベート用に日記や趣味の手帳を使用したい場合は多いと思います。旅行、釣り、ゴルフなどの趣味を手帳に記録することは楽しく、最近では専用の手帳が
販売されています。使い分けるポイントは、使用する目的を明確にすることです。スケジュール管理は常時携帯する手帳のほうに一元化しておくようにします。
仕事用だとしてもプライベートの旅行や会合なども常時携帯する手帳に記録しておくことで、ダブルブッキングを防ぐことができます。プライベート用の手帳に
は日記や趣味の記録を目的に限定したほうがよいでしょう。
2.個人用とグループ用
他のグループメンバーとスケジュールを共有する場合、共有するスケジュール管理には記入スペースが大きい大判のデスクダイアリーを使用すると良いでしょう。使用する上でのポイントは下記の２点です。
１）個人手帳とのスケジュールを同期させる
定期的に、こまめにスケジュールの同期をとり、ダブルブッキングを避ける様にします。最低１日１回は確認しましょう。
２）スケジュールを他の人から上手にガード
休みたい日や誰にも邪魔されず仕事に集中したい時間帯などが決まっている場合、グループ用のスケジュールに織り込んでガードしておくことも大切です。
手帳には、その巻末に年齢早見表などの資料ページが載っている事が多いです。資料ページは、手帳の薄型化やデジタル機器の普及、情報ニーズの多様化の理由で減少している傾向にあります。
しかし外出先や移動中の電車などで、手帳に載っている情報であればすぐ見ることが出来ます。手帳が持っている、コンパクトなデータベース機能を上手に活用して下さい。ご自分が必要な情報を、オリジナル資料として作成すると、更に使用頻度も増え活用できます。
手帳術として案外、「年齢早見表」は人気が高いのです。
本来目的の年齢を算出するだけではなく、年号の和暦→西暦、西暦→和暦への変換も出来ますし、年数計算にも使えるからです。
また「地下鉄地図」、「鉄道路線図」も手帳には欠かせません。「テレホンガイド」も人気の高いページと言われています。
各企業が「企業手帳」として制作し、取引先などに配る贈答用の企業手帳にも、業種や業界での個別な資料が掲載されている場合があります。
また趣味の手帳などでは、趣味の世界ならではの情報がコンパクトにまとめられており、利用している方も多いです。例としては、「つり手帳」には「潮の干満表」など有益な情報がページに印刷されています。
まずは手帳術の始めに、情報源として新聞、雑誌、または仕事の資料などからご自分に必要な情報をオリジナル資料ページとして作成してはどうでしょうか。普段よく使用する情報源をコンパクトに縮小して携帯できることで、今よりアクティブな活動に繋がるでしょう。
誰しもメモを書きとめたいことは多々あるはずです。このメモ書きと言う行為は、手帳を上手に使いこなす上で非常に重要な要素になります。できるビジネスマンは必ずメモ用紙の使い方が上手なのです。手帳を使ったメモ用紙の技術力を身につけていきたいものです。
従来、メモは「忘れないため」に行うものです。
うまい言い方をすれば、メモをしておけば「忘れることができる」のです。
覚えておく事が多々ある中で、頭脳をクリアにできて、次の新しい事柄を記憶できる様になります。
また、指を動かしてメモを書く行為が頭脳には適度な刺激を与えますので、発想がより豊かになります。
メモをとると言う行為は頭脳に大変よい働きとなります。
メモには、大きく分類して２種類あります。
１つは、やるべきことを書きとめておくメモ。もう1つはひらめきやアイデアなどを書きとめるメモです。
手帳には、どちらかというと前者のメモを書くケースが多くなりますが、常時携帯している手帳ですから、発想メモを書きとめる事もあります。
メモにおけるメリットのポイントは、その場ですぐに書きとめる事ができる事です。
人間誰しもすぐに書きとめておかないと忘れてしまいます。
だから常時携帯している手帳というツールが最も有効になります。
第２のポイントとしては、メモをした紙を無くさないことでしょう。そのためにメモをする箇所は１箇所にまとめておきます。
第３のポイントとしては、発想メモを常に眺められると言うこと。後からでも新しいアイデアに繋がります。
1.パーソナル情報の記入
大切な手帳ですから紛失した時の為に個人情報を記入しましょう。但し保険番号など他人に知られたくない情報は、逆から書くなど「暗号」にする様お薦めします。
2.必要な情報の転記
前年度の手帳には、新年のスケジュールを立てるために参考になる情報も詰まっています。
必要だと思う情報を新しい手帳に書き加えます。
3.新しいスケジュールの立案
既に決定しているスケジュールを記入するのは当然として、会社の行事や休暇の予定も書き込みます。
新しい年を迎えての抱負や決意などを書いておくと、嫌でも目にとまります。
1.早めに切替えする書店などで販売されると同時に新しい手帳を購入、切替えの準備を行い、１２月から新しい手帳を使い始めます。
特に年末年始が忙しい方にはお勧めです。
2.遅めに切替えする現在使用されている手帳を年末、もしくは年明けまで使って、新しい手帳に切替える方法です。
年末年始の休暇を利用して、ゆっくりと手帳の整理もできるメリットがあります。
「綴じ手帳」を使用している場合、手帳の切替えが必要となりますが、誰でも新年(2009年)の新しい手帳は気分が良いものですね。翌年の手帳は、およそ
１０月から書店などで販売し始めるので、気に入ったものを早く選び、売切れになる前に購入しておきたく、現在使用している手帳と新年の手帳とを切替えるに
は早く手帳を購入して、余裕をもって切替えたいですね。
自己管理をできない様な人は、とてもいい仕事ができるとは認められませんから、 時間管理をする事はビジネスマンにとって必須です。
ビジネスシーンでの活躍を、効率をよくするために、近年は環境や情報が目まぐるしく変化しますから、限られた時間の中でより大きな成果をあげなけ
ればなりません。時間には限りがありますから、優れた時間管理能力が求められ、「時間管理」とは時間軸の中で自分の行動をコントロールすることになりま
す。
時間の管理をしていく上で、自分に与えられた仕事、また抱えている仕事を把握、整理し、目標の設定、その目標（ゴール）に合わせた計画（スケ
ジュール）を組み立てるという作業が、すべての仕事には存在しますから、時間管理をする上での道具（ツール）として、最も多く使用され、身近で便利な存在
は「手帳」です。
しかし、多忙な人なら尚のこと、全ての事柄を「記憶」するのは誰しも難しいです。そこで、日頃から携帯ができる「手帳」に、「記録」が必要になって、「記録」することで、自分の行うべき事柄、やらなければならない事が「整理」でき、「管理」もしやすくなるのです。
優秀なビジネスマン、自己管理がしっかりでき、自分の時間も有効に使う事を目指すのであれば、たった一冊の「手帳」を便利に、有効に使いこなすこ
とから始めて見ましょう。「手帳」にうまく管理する事柄を整理できてこそ時間管理、情報管理の達人への第一歩なのではないでしょうか。
殆どの手帳には、一日ごとのスケジュール欄以外に、月間予定表など、月間のスケジュールを記入できるページが織り込まれています。月間スケジュールを上手
に活用すれば、より効率的なスケジュールの管理やプロジェクトの管理が可能になりますから、ぜひ活用方法を勉強して使いこなしたいものです。
スケジュール管理で大事なのは、長期的な視点で月ごとに目標や計画を立てられることで、スケジュール管理により、今月やるべきことを日ごとのスケ
ジュールに管理が出来るため、長い目で見る目標に確実にしかも効率的に達成できるのではないでしょうか。そのためには、上手に月間スケジュール、週間スケ
ジュール、日ごとのスケジュールを組み合わせ連携させることが重要となります。月の予定→週の予定→日の予定を書き記す習慣をつけておきましょう。
月間のスケジュール表を記入する上で、下記の３つの要点を書き記しておくと良いでしょう。
1.先のスケジュールの記入◇毎週行う定例会議など、既に先の予定が決まっている案件を記入◇重要な行事やイベントなどを記入◇休暇、出張する日など複数の日に亘る案件の記入◇書類の提出期限など締切り日が決まっている案件の記入。
2.長期に渡るスケジュールの記入◇長期的なプロジェクトなどを月間の計画に書き込んで記入する◇今月やるべき事の記入。
3.スケジュール以外の事の記入◇月間の目標や会社によっては今月の標語などの記入◇売上や生産数など仕事の実績を記入する。
上手に活用することであなたにとって、更なる時間管理が出来ます。
手帳には、年間を通しての計画や約１年先の予定など忘れてしまう事にも使用するための、年間スケジュールのページや、リフィールがあり、重要度の高い仕事
や、長期間に亘る仕事に対して、予定通り、余裕をもって遂行するためには、長期間の実行計画を立てておく必要がありますから、年間スケジュールを、上手に
活用し、計画性のある確実な遂行を心がけましょう。
永いスパンでの仕事の計画を、確実に完璧に組み立て、実行するべき、重要な節目のポイントや予定を一目で把握でき、準備が確実に整っていれば、結果はおのずと大きな成果となってきます。
年間スケジュールには、どの月に何を実行するのか、何がその月の最大の目標なのかなど、大まかな目標や情報を記入するだけで良いでしょう。
会社で言えば、あくまで全体を把握できることが目的ですので、その月の目標で良く、決定している行事以外の事柄は、３ケ月も先のスケジュールには記入しない方がよいです。
年間スケジュールを記入するポイントは下記の通りです。
1.主要なスケジュールを、よりシンプルに記入する◇重要なイベントや、行事だけを記入しておく◇着手はいつで、完了する目標は、いつなのかなど、重要な目標と期限、節目を記入しておく◇定期的な会議などは、自分なりに、記号化しておくことで見やすくなります
2.長期に亘っての仕事の計画を、スケジュール化する◇年間における目標や、抱負を記入する◇長期に亘る仕事などは、目標に対する各月単位の計画に、ブレークダウンし記入する。
手帳の限られたスペースに、いかに簡潔に分かり易く記入するかがポイントですが、手帳にするメモは、具体的にどう書いたら良いのでしょうか。
人間の記憶と言うのは曖昧なものですから、時間とセットになっていると、かなり思い出しやすいものですから、こうした点をよく考慮して、日付と時
間をリンクさせてメモを書きとめる様にしたいです、例として得意先を訪問する日付のメモ欄に、訪問の際の要件や、忘れてはいけない事柄などをメモしたり、
日付の欄に矢印を引いて、メモがあることを表示などしておくとよいでしょう。
左側を予定欄として記入し、右側に実績を記入する様に、または、左側を仕事用に記入し、右側をプライベート用に記入する、などといった具合に、メモページは、分割して使うと整理しやすくなります。
メモページ以外でも、アドレスページの余白に誕生日や趣味などの情報を記入するなど、各ページの余白を上手に活用したいものです。
後で見直した時に自分ですぐにわかる様に記入する事が大切で、記号や略語を使用すると、簡潔に記入できますが、後で何のことだかが、かわかる様に
しておかないと意味がありません、えてして、その記号や略語がわからなくなる場合が多いですから、記号や、略語を使用する場合、ご自分のルールを決めて置
いて下さい。
相手の名前も「大嶽氏」を「大竹氏」と記入したりすることがありますから、正確に記入しておくことが大事で、手紙やメールなどで間違えてしまうと、大変失礼になります。
記入したメモは定期的に整理して、特に発想メモは、項目別などに整理しておけば、利用する価値が多くなり、新たな発想のヒントとなります。
