自己管理をできない様な人は、とてもいい仕事ができるとは認められませんから、 時間管理をする事はビジネスマンにとって必須です。
ビジネスシーンでの活躍を、効率をよくするために、近年は環境や情報が目まぐるしく変化しますから、限られた時間の中でより大きな成果をあげなけ
ればなりません。時間には限りがありますから、優れた時間管理能力が求められ、「時間管理」とは時間軸の中で自分の行動をコントロールすることになりま
す。
時間の管理をしていく上で、自分に与えられた仕事、また抱えている仕事を把握、整理し、目標の設定、その目標（ゴール）に合わせた計画（スケ
ジュール）を組み立てるという作業が、すべての仕事には存在しますから、時間管理をする上での道具（ツール）として、最も多く使用され、身近で便利な存在
は「手帳」です。
しかし、多忙な人なら尚のこと、全ての事柄を「記憶」するのは誰しも難しいです。そこで、日頃から携帯ができる「手帳」に、「記録」が必要になって、「記録」することで、自分の行うべき事柄、やらなければならない事が「整理」でき、「管理」もしやすくなるのです。
優秀なビジネスマン、自己管理がしっかりでき、自分の時間も有効に使う事を目指すのであれば、たった一冊の「手帳」を便利に、有効に使いこなすこ
とから始めて見ましょう。「手帳」にうまく管理する事柄を整理できてこそ時間管理、情報管理の達人への第一歩なのではないでしょうか。
殆どの手帳には、一日ごとのスケジュール欄以外に、月間予定表など、月間のスケジュールを記入できるページが織り込まれています。月間スケジュールを上手
に活用すれば、より効率的なスケジュールの管理やプロジェクトの管理が可能になりますから、ぜひ活用方法を勉強して使いこなしたいものです。
スケジュール管理で大事なのは、長期的な視点で月ごとに目標や計画を立てられることで、スケジュール管理により、今月やるべきことを日ごとのスケ
ジュールに管理が出来るため、長い目で見る目標に確実にしかも効率的に達成できるのではないでしょうか。そのためには、上手に月間スケジュール、週間スケ
ジュール、日ごとのスケジュールを組み合わせ連携させることが重要となります。月の予定→週の予定→日の予定を書き記す習慣をつけておきましょう。
月間のスケジュール表を記入する上で、下記の３つの要点を書き記しておくと良いでしょう。
1.先のスケジュールの記入◇毎週行う定例会議など、既に先の予定が決まっている案件を記入◇重要な行事やイベントなどを記入◇休暇、出張する日など複数の日に亘る案件の記入◇書類の提出期限など締切り日が決まっている案件の記入。
2.長期に渡るスケジュールの記入◇長期的なプロジェクトなどを月間の計画に書き込んで記入する◇今月やるべき事の記入。
3.スケジュール以外の事の記入◇月間の目標や会社によっては今月の標語などの記入◇売上や生産数など仕事の実績を記入する。
上手に活用することであなたにとって、更なる時間管理が出来ます。
手帳には、年間を通しての計画や約１年先の予定など忘れてしまう事にも使用するための、年間スケジュールのページや、リフィールがあり、重要度の高い仕事
や、長期間に亘る仕事に対して、予定通り、余裕をもって遂行するためには、長期間の実行計画を立てておく必要がありますから、年間スケジュールを、上手に
活用し、計画性のある確実な遂行を心がけましょう。
永いスパンでの仕事の計画を、確実に完璧に組み立て、実行するべき、重要な節目のポイントや予定を一目で把握でき、準備が確実に整っていれば、結果はおのずと大きな成果となってきます。
年間スケジュールには、どの月に何を実行するのか、何がその月の最大の目標なのかなど、大まかな目標や情報を記入するだけで良いでしょう。
会社で言えば、あくまで全体を把握できることが目的ですので、その月の目標で良く、決定している行事以外の事柄は、３ケ月も先のスケジュールには記入しない方がよいです。
年間スケジュールを記入するポイントは下記の通りです。
1.主要なスケジュールを、よりシンプルに記入する◇重要なイベントや、行事だけを記入しておく◇着手はいつで、完了する目標は、いつなのかなど、重要な目標と期限、節目を記入しておく◇定期的な会議などは、自分なりに、記号化しておくことで見やすくなります
2.長期に亘っての仕事の計画を、スケジュール化する◇年間における目標や、抱負を記入する◇長期に亘る仕事などは、目標に対する各月単位の計画に、ブレークダウンし記入する。
手帳の限られたスペースに、いかに簡潔に分かり易く記入するかがポイントですが、手帳にするメモは、具体的にどう書いたら良いのでしょうか。
人間の記憶と言うのは曖昧なものですから、時間とセットになっていると、かなり思い出しやすいものですから、こうした点をよく考慮して、日付と時
間をリンクさせてメモを書きとめる様にしたいです、例として得意先を訪問する日付のメモ欄に、訪問の際の要件や、忘れてはいけない事柄などをメモしたり、
日付の欄に矢印を引いて、メモがあることを表示などしておくとよいでしょう。
左側を予定欄として記入し、右側に実績を記入する様に、または、左側を仕事用に記入し、右側をプライベート用に記入する、などといった具合に、メモページは、分割して使うと整理しやすくなります。
メモページ以外でも、アドレスページの余白に誕生日や趣味などの情報を記入するなど、各ページの余白を上手に活用したいものです。
後で見直した時に自分ですぐにわかる様に記入する事が大切で、記号や略語を使用すると、簡潔に記入できますが、後で何のことだかが、かわかる様に
しておかないと意味がありません、えてして、その記号や略語がわからなくなる場合が多いですから、記号や、略語を使用する場合、ご自分のルールを決めて置
いて下さい。
相手の名前も「大嶽氏」を「大竹氏」と記入したりすることがありますから、正確に記入しておくことが大事で、手紙やメールなどで間違えてしまうと、大変失礼になります。
記入したメモは定期的に整理して、特に発想メモは、項目別などに整理しておけば、利用する価値が多くなり、新たな発想のヒントとなります。
手帳の殆どには、小冊子のアドレス帳が付帯されていて、記入できる様になっています。最近は、携帯電話が普及していますので、わざわざ手帳のアドレス帳を
使う人は減少していますが、手帳のアドレス帳には独自のメリットもあります。携帯電話とうまく使い分ける事によって、ぜひ活用して下さい。
手帳に付帯している、アドレス帳には利点が３つあります。
第１の利点としては、一覧性と検索性が良い事です、手帳は紙ですから、すぐに開く事ができ、探しやすいと言う事です。第２としては、携帯電話を使
用している時にも、開いて使うことができるし、手帳ですから電池切れの心配も不要ですから、確実性が高いことです。第３の利点は、記入さえすればすぐ新し
い電話番号を追加できることで、若い人は心配ありませんが、携帯電話への登録は慣れていないと、なかなか面倒なものです。手帳のアドレス帳ならすぐ記入で
きますし、住所やメモなどプラスアルファの情報も書き込むことができます。
逆に手帳のアドレス帳にもデメリットはあり、書き写す面倒さや、順番に追加したアドレスの並び替えなどは出来ません。アドレス帳が別冊になってい
て永年使用できれば、さほど問題もありませんが、新しい手帳になった時に、書き写す必要に迫られた時は、かなり面倒なものとなります。
時代は、１人１台の携帯電話の普及が背景にありますが、もし携帯電話を水に落とし、データが破損してしまったら、という事も考えて、これを機会に、手帳のアドレス帳との使い分けを考えてみてはいかがでしょうか？
手帳には、その巻末に年齢早見表などの資料ページが載っている事が多いですが、資料ページは、手帳の薄型化やデジタル機器の普及、情報ニーズの多様化の理由で減少している傾向にあります。
しかし外出先や移動中の電車などで、手帳に載っている情報であればすぐ見ることが出来ますから、手帳が持っているコンパクトなデータベース機能を、上手に活用して、ご自分が必要な情報をオリジナル資料として作成すると、更に使用頻度も増え活用できます。
案外、「年齢早見表」は人気が高く、本来、目的である年齢を算出するだけではなく、年号の和暦→西暦、西暦→和暦への変換も出来ますし、年数計算
にも使えるからです。また「地下鉄路線図」、「鉄道路線図」も手帳には欠かせませんし、「テレホンガイド」も人気の高いページと言われています。
各企業が「企業手帳」として制作し、取引先などに配る贈答用の企業手帳にも、業種や業界での個別な資料が掲載されている場合が多く、また趣味の手
帳などでは、趣味の世界ならではの情報がコンパクトにまとめられており、利用している方も多いようです、その例としては、「つり手帳」には「潮の干満表」
など有益な情報がページに満載されています。
情報源として新聞、雑誌、または仕事の資料などから、普段よく使用する情報源をコンパクトに縮小して携帯できることで、ご自分に必要な情報を、オリジナル資料ページとして作成してはどうでしょうか、今よりアクティブな活動に繋がるキッカケになると思います。
手帳を使用する上で効率的なスケジューリングをするために、基本となる書き方を理解した上で、自分なりの工夫を取り入れて、スケジュール欄は上手に使える様になりたいものです。
手帳の便利な所は記入された予定がひと目ですぐに確認できることですから、一覧性の良さと効率を生かすためにも、時間、内容、場所などの予定が決
まったら、その場で簡潔に、しかも正確に記入します。自分で記入しておいても、後から見直して「何の予定だったかな？」と言うことがない様にしましょう。
小さな手帳の限られた記入スペースをより活用する為には、記号や略語を使用すると便利で、たとえ、人に手帳を見られてしまったときにも、内容が分からないという利点もあります。
大切な予定や、重要な内容は色字やマーカーを利用し、すぐ目にとまる様に目立たせておき、仕事とプライベートの予定を書き分けたい場合にも、黒と青など文字の色を分けておくの方が、簡単でわかりやすいです。
仮予定などは、後で書き換えられる様に鉛筆で記入しておくと良く、予定が確定したらすぐに正式な内容を記入しましょう。ダブルブッキングを防止するために、自分自身でしっかりとルールづけしておきたいです。
予定が変更されたりキャンセルになった場合でも、消しゴムなどは使わず、傍線などで修正しておくと変更される前の予定が後々見てもひと目でわかり、履歴を残すことで、次の予定の参考にもなりますし、予定変更に伴う「言った、言わない」などのトラブルの解決にもなります。
手帳をより効果的に使い、時間を管理する達人になるために、綴じ手帳や、システム手帳は常に携帯し、１日に何度も記録や確認する習慣を身につけましょう。
１．朝、通勤時
家を出る前には手帳で１日の予定を確認します。その日の持ち物や、服装は勿論のこと、帰宅する時間や、夕食の予定を家族に伝えるのを忘れなくなり
ます。通勤の途中で、その日の予定や、するべきことを頭の中でシュミレーションして、ひらめいた事や用件を再確認して、手帳にすぐメモを録ります。
２．仕事を開始する前
今日行うべき仕事の確認と優先順位を確認し、特に重要なことは、余裕のある時間帯に完了させたいですから、電話連絡も相手につながりやすい朝にまとめて済ませましょう。
３．昼休み
午後の予定は外出などで気分をリフレッシュしたり、体を動かしたりする作業に向いていますから、午前中の実績を確認しましょう。打合せ前などの空き時間でも、可能なタスクなどは、手帳にこまめに書き込み、時間を有効に処理していきます。
４．夕方、夜
１日の仕事が終わって退社するときには、退社する時間をメモしておくと、繁忙期などがわって便利です。１日の終わりに当日の気になった出来事、反省などを簡単に記録し、日記代わりにしてもよいでしょう。寝る前に手帳で、明日の予定を確認することは習慣づけたいです。
５．週初め、月初め
今週、今月の大きな予定や目標を確認しまし、先週、先月までの遅れはスケジュール調整し、漏れが無い様にしましょう。
綴じ手帳、システム手帳を使用する上で、一番重要なのは、「どのようにスケジュールを管理するか」ですから、スケジュールを効率的に管理するための基本やポイントを理解しておきましょう。
スケジュール管理のポイント
１．やるべきことを書き出し、予定を組む...時間管理と言うのは、時間をコントロールすることではなく、自分の行動そのものをコントロールすることですから、やるべきことを書き出して確認し、まず計画を立てることからスタートさせます。
２．優先順位は重要度と緊急度...タスクの優先順位は「重要度」と「緊急度」を考えて立案し、最優先にするのは、当然、緊急度も重要度も高いものですが、それ以外の項目のスケジュールを、どのように組み立てるかによって、効率に差が生じてきます。
３．内容によって適正な時間帯、配分をする...仕事には様々な種類がありますから、それぞれの内容に適した、時間帯や配分を組むことにより、より効率的に管理出来ます。
1.インプット
空き時間や移動の時間を利用して、下調べや情報収集することなどです。
2.アウトプット
資料や書類作成などに集中できる時間を確保することです。
3.電話での連絡や雑用
電話連絡は相手の都合に合わせ、話せる時間帯にまとめて処理して、雑用をするのは疲れた時間帯などにあてます。
４．長期的なスケジュール
毎日、短期的なスケジュールに追われて、月間、年間など長期的なスケジュール管理は忘れたり、疎かになりがちですから、大きな目標を達成するために、
長期的な視点でのスケジュールの管理も常に心がけたいものです
皆さんが手帳を使用する場合、できれば１冊に纏めたい思うでしょうが、中には、仕事用とプライベート用、個人用とグループ用など、複数の手帳でスケジュール管理を使い分ける場合もあるでしょう。
1.仕事用とプライベート用
プライベート用に旅行、釣り、ゴルフなどの趣味を手帳に記録することは楽しく、日記や趣味の手帳を使用したい場合は多いと思います、最近では専用
の手帳が販売されています。使い分けるポイントは、その手帳を使用する目的を明確にすることで、スケジュール管理には常時携帯する手帳のほうに一元化して
おくようにします。仕事用にしても、プライベートの旅行や会合なども常時携帯する手帳に記録しておくことで、ダブルブッキングを防ぐことができます。です
から、プライベート用の手帳には日記や趣味の記録を目的に限定したほうが効率がいいと思います
2.個人用とグループ用
他のグループメンバーとスケジュールを共有する場合は、記入スペースが大きい大判のデスクダイアリーを使用すると良いでしょう。使用する上でのポイントは下記の２点です。
１）個人手帳とのスケジュールを同期させる
定期的に、こまめにスケジュールの同期をとり、最低１日１回は確認して、ダブルブッキングを避ける様にします。
２）スケジュールを他の人から上手にガード
休みたい日や、誰にも邪魔されず仕事に集中したい時間帯などが決まっている場合、グループ用のスケジュールに織り込むことによって、ガードしておくことも大切です。
「綴じ手帳」を使用している場合、手帳の切替えが必要となりますが、誰でも新年の新しい手帳は気分が良いものですから、翌年の手帳は、およそ１０月から書
店などで販売し始めるので、現在使用している手帳と新年の手帳とを切替えるには早く手帳を購入して、気に入ったものを早く選び、売切れになる前に購入し
て、余裕をもって切替えをしたいですね。
◇手帳の切替えする時期
1.早めに切替えする...書店などで販売されると同時に新しい手帳を購入、特に年末年始が忙しい方は、切替えの準備を行い、その年の１２月から新しい手帳を使い始めます。
2.遅めに切替えする...現在使用している手帳を年末、もしくは年明けまで使って、ゆっくりと手帳の整理ができますから、年末年始の休暇を利用して、新しい手帳に切替える方法です。
◇手帳を切替えする時のポイント
1.パーソナル情報の記入...大切な手帳ですから紛失した時の為に個人情報を記入しましょう、但し保険番号など他人に知られたくない情報は、逆から書くなどして「暗号化」にする様お薦めします。
2.必要な情報の転記...前年度の手帳には、新年のスケジュールを立てるために参考になる情報も詰まっていますから、必要だと思う情報を新しい手帳に書き加えます。
3.新しいスケジュールの立案...当然のことですが、会社の行事や休暇の予定など、既に決定しているスケジュールを書き込み、新しい年を迎えての抱負や決意などを書いておくと、自分への励みにもなります。
